SciReg

Версия 3.0 (mvc)

Реестр данных по выполнению
государственных заданий

SciReg

О базе данных SciReg

(12.01.2021)

База данных SciReg предназначена для ввода и хранения научными сотрудниками, а также инженерами, лаборантами, программистами и т.д. (Наука 2) информации о ходе работ по выполнению государственных заданий.

Кроме самого сотрудника, информация доступна руководителям соответствующей лаборатории, отдела, отделения, директору, секретарям секций. Доступ руководителей подразделений к разделам сотрудников осуществляется через пункт меню "Подразделение", либо через алфавитный указатель.

Для получения возможности работать с базой данных необходимо, чтобы руководитель отделения или секретарь секции включил сотрудников в список исполнителей Темы (пункт Темы) и назначил одного из них руководителем Темы. Необходимо также, чтобы руководитель темы заполнил  "План" и "Ожидаемые результаты" ("Задание" для Науки 2, здесь указывается круг обязанностей, обслуживаемая установка и т.д.).

Темы разделены на группы: ФНИ ГАН, ОФН РАН, Программы ФЦП. Контроль за выполнением тем осуществляют руководители лабораторий (отделов) и тем. Руководителей тем назначают руководители отделений института или секретари секций учёного совета из числа исполнителей тем.

В ходе работ по выполнению плана сотрудник, помимо общего описания результатов (Отчет) приводит данные, используемые при расчете ПРНД: публикации в рецензируемых отечественных и зарубежных журналах, монографии, доклады на конференциях, прочитанные курсы лекций, патенты и научное руководство соискателями ученой степени кандидата наук. Для Науки 2 предусмотрено только заполнение поля "Отчет". 

Данные из базы SciReg впоследствии могут быть использованы при составлении годовых отчетов, подаче материалов для расчета ПРНД.

Информация за каждый год хранится в отдельной базе данных. Для работы с соответствующей базой данных выберите год. Планы и Ожидаемые результаты должны заполняться руководителями тем в конце года, после утверждения планов на учёном совете, остальные  поля, включая Отчёт, заполняются исполнителями тем в течение всего года, по мере выполнения этапов работы, отправки в печать или публикации статей.

Регистрация

Для регистрации научного сотрудника необходимо заполнить все обязательные поля регистрационной формы, причем имя и пароль (login, password) должны совпадать с вашим именем и паролем на почтовом сервере mail.izmiran.ru. В дальнейшем пароль и другие параметры вашего профиля можно будет изменить. При регистрации инженеров, лаборантов, программистов  ("Наука 2") наличие e-mail не требуется, в качестве имени (login) можно выбрать любое (лат. буквы и цифры, до 32 символов).

Зарегистрированные пользователи могут войти в базу данных выбрав пункт меню LOGIN.

Персональные данные

Данный блок включает в себя: Ф.И.О. пользователя, вхождение в подразделение(я) с указанием должности. Если пользователь является руководителем какой-либо темы, то это также отражается в данном блоке.

Темы

Руководители отделений и секретари секций УС имеют право включать сотрудников в состав исполнителей тем и назначать одного из них руководителем темы, а также удалять сотрудников из состава исполнителей или снимать, менять статус руководителя.

План

Руководители отделений / руководители тем должны для себя и своих подчиненных устанавливать "План НИР" и "Ожидаемый результат" работы ("Задание" для Науки 2).

Как и в случае с назначением научных тем, определять "План НИР" и "Ожидаемый результат" себе и подчиненным имеют право только руководители отделений и руководители тем (а также секретари секций УС).

Для того, чтобы определить "План НИР" и "Ожидаемый результат", необходимо:

1. Находиться в статусе руководителя отделения или руководителя темы.

2. В пункте меню Сервис/АБВГД (поиск по алфавиту) или Статус, найти  сотрудника. Руководители тем могут выбрать пункт меню "Тема" со списком сотрудников, участвующих в работе по выбранной теме.

3. Цвет экрана при входе на чужую страницу должен стать синим, это является подтверждением того, что руководитель отделения или руководитель темы находится на странице подчиненного.

4. В блоке "План НИР" в поле редактирования определить план работы для подчиненного;

6. В блоке "Ожидаемый результат" в поле редактирования написать об ожидаемых результатах работы.

Отчет

Отчет заполняется сотрудниками-исполнителями тем в соответствии с планами работ и ожидаемыми результатами. Заполнение происходит в блоке "Отчет", в поле редактирования. Отчет можно просмотреть в трёх различных форматах: в виде обычного (ПРЕдварительно отформатированного) текста (PRE), в виде HTML (приведенного к заданной ширине и выровненного) и в PDF (после обработки отчета, оформленного по правилам  LaTeX). Можно также прикрепить к отчету дополнительные файлы в произвольных форматах (графики и диаграммы в gif/png, фотографии в jpg, документы odt, doc, pdf).

Статус

Руководители подразделений и секретари секций могут просматривать статус заполнения разделов базы сотрудниками. Персональный статус также отображается в профиле каждого пользователя. Статус заполнения представляет собой последовательность букв, означающих наличие/заполнение, соответственно, Темы (Т), Планов (П), ожидаемых Результатов (Р), Отчёта (О) и Статей и проч (С). Красный цвет означает, что поле не заполнено, зелёный - заполнено. 

LaTeX


В SciReg встроена возможность форматирования текста и включения в отчёт математических символов и формул. Для этого достаточно использовать в тексте отчёта синтаксис LaTeX. В этом случае после нажатия на кнопку [LaTeX] будет произведена обработка отчёта, а результат выведен в формате PDF.
! При копировании текста из MS Word математические символы (в кодировке UTF8) приводят к ошибкам обработки LaTeX. В этих случаях следует пользоваться соответствующими обозначениями LaTeX.

Простейшие средства LaTeX  совсем не трудно освоить:

  • Специальные команды и символы TeX имеют вид:   \name  (обратная косая и имя символа или команды).
  • Строки "комментариев" (игнорируются системой LaTeX) обозначаются символом процента (%).
  • Для ввода греческих букв просто указываете  их по именам:  \alpha  , \beta ,  \gamma , \Alpha , \Beta , \Gamma.
  • Нижние и верхние индексы обозначаются, соответственно, подчёркиванием и "крышкой" : _  ^, например N_i   P^k.
  • Если в индекс нужно включить несколько символов, их следует объединить фигурными скобками: H^{nk}.
  • Для помещения формул внутри текста следует выделять их знаками доллара:   $ N = 0 $.
  • Для размещения формулы отдельно от текста, двумя долларами:  $$ {1\over 4\pi}\Omega^i = \rho v h$$.
  • Указание температуры в градусах осуществляется следующим образом $ T = 32^\circ\rm C $, набла - $\nabla$
  • Символы суммы, интеграла, бесконечности задаются так:   \sum   \int  \infty, например \sum_{n=0}^{n=\infty}c_nz^n
  • Дроби - over(над): $ {1\over 4\pi} $ или frac(fraction - дробь): $\frac{числитель}{знаменатель}$
  • Квадратный корень (square root): $ \sqrt{x^2+y^2} $, частная производная (partial):  ${\partial \over \partial t} V$
Справка по математическим символам LaTeX

Например, нижеприведённый текст

$$
{d\rho\over dt} + \rho\; \rm{div} {\bf v} = 0
$$

$$
\rho {d{\bf v} \over dt} = - \rm{grad}\; p + {1 \over c} [{\bf j} \times {\bf B}]
$$

$$
{d\over dt}(p/\rho^\gamma) = 0
$$


после обработки LaTeX приобретает следующий вид:



Экспертиза


В соответствии с приказом ИЗМИРАН №27/А от 1 ноября 2018 г., любые материалы, которые предполагается опубликовать в научных журналах, огласить на конференциях, разместить в средствах массовой информации (в т. ч. в Интернет), демонстрировать в виде видеофильмов, экспонировать на выставках, вывозить за границу, должны пройти экспертизу на предмет отсутствия в них информации, составляющей государственную тайну, необходимости получении дополнительного разрешения для открытого опубликования.

В системе SciReg (в базе 2019 г.) встроен электронный сервис оформления актов экспертизы материалов, предназначенных для открытого опубликования.  Сервис доступен через пункт меню ЭКСПЕРТИЗА. У экспертов имеется две возможности: оформления акта от своего имени (как автора)  и осуществления функции эксперта.

Автор, войдя в раздел "ЭКСПЕРТИЗА/Подать заявку на экспертизу материалов", должен
  1. выбрать двух экспертов из предлагаемого списка (из своего направления, в крайнем случае другого)
  2. Заполнить поля сопроводительной записки, указав
    1. Авторов
    2. Название публикации (статьи, доклада, видеоролика, ...)
    3. Предполагаемое место опубликования (журнал, конференция, выставка, ...), время и тип публикации
  3. Прикрепить файл с электронной версией материалов (если несколько файлов, в виде ZIP архива)
  4. Отправить материалы на экспертизу, нажав кнопку "Отправить на экспертизу".
  5. Дождаться, когда в строке статуса заявки появятся указания на положительное заключение обоих экспертов и появится электронная версия акта экспертизы (pdf) с подписями экспертов. На это может потребоваться несколько дней, автору будет автоматически выслано сообщение по адресу электронной почты, указанному в его профиле. В случае отрицательного вердикта эксперта необходимо встретиться с ним лично для решения порблемы.
  6. Открыть и распечатать 2 (два) экземпляра акта экспертизы и передать их на утверждение директору (один утвержденный экземпляр должен быть передан в научно-организационный отдел).


Эксперт, получив по электронной почте извещение о поступлении материалов для проведения экспертизы, должен зайти в SciReg (2019), раздел "ЭКСПЕРТИЗА/Произвести экспертизу материалов"

  1. Выделить в списке заявок ту, для которой требуется проведение экспертизы (при нажании на поле с названием публикации в верхней части отображается содержимое сопроводительной записки).
  2. Открыть электронную версию матриалов ("файл") и ознакомиться с ее содержанием.
  3. Если возражений к открытому опубликованию нет, нажать кнопку "Да" (положительное решение), в противном случае - кнопку "Нет".



Результаты научной деятельности


Раздел “Результаты научной деятельности” предназначен для ведения персональной базы научных публикаций (а также докладов и патентов).

Это позволяет, выбрав стиль BibTeX, сформировать в формате PDF и распечатать список собственных публикаций за заданный период. Вывод в формат BiBTeX позволяет единожды сохраненные описания публикаций использовать в собственных публикациях, готовящихся в формате LaTeX. Добавление новых описаний публикаций, докладов, патентов осуществляется путем заполнения соотвествующей формы. Есть возможность упрощенного ввода библиографических описаний при помощи указания DOI. В базу можно заносить данные о публикациях за любой период, специальный фильтр позволяет выбрать необходимый интервал.

Возможны варианты выбора системы подсчета баллов ПРНД - текущая, основанная на импакт факторах журналов (I) или "перспективная" (квартили, позволяющая выбирать коэффициенты для различных категорий, при загрузке или обновлении страницы устанавливаются стандартные значения). Парметры, определяющие сумму баллов (квартиль, импакт-фактор, кол-во авторов, аффилиации), подлежат проверке и утверждению учеными секретарями секций. 

Элементы отображения

Результаты научной деятельности отображаются в нижней части персональной страницы сотрудника.

Слева отображается cписок публикаций, докладов, патенов, соответствующий выбранному интервалу (например:  2019 - 2020).  Фильтр по годам изначально устанавливается на два предыдущих года и показывает крайние значения, соотвествующие данным в базе публикаций. Все операции - отображение, подсчет баллов, ведется в отношении этого выбранного интервала лет. При обновлении страницы фильтр сбрасывается в исходное состояние. 

Справа для каждой публикации отображаются значения параметров и подсчет баллов ПРНД.

I – ImpactFactor

C – Category (квартили [Q1, Q2, Q3, Q4], S, R, V, RI, B, P)

N – Number (число соавторов)

A – Affiliations (количество Аффилиаций)

V – Volume (Объем монографии / главы в книге в п.л., 1 п.л. - 40000 знаков )

S – Score (Баллы ПРНД, внизу – итоговое значение)


Кроме кнопки добавления ("+") и фильтра по годам в панели имеются также кнопки, справа налево:
  • Удаления («корзина»)
  • Редактирования ("карандаш")
  • Выбора системы подсчета баллов (текущая, новая)
  • Вывода выделенного списка в формате BibTex
  • Выбора стиля и вывода списка в формате PDF
  • Вывода сводной таблицы расчета баллов ПРНД (по всем сотрудникам, по филиалам)
  • Вывода полного списка публикаций всех сотрудников (пока не готов)

Прочие результаты научной деятельности, отличные от публикаций, докладов или патентов, вносятся в поле «Прочее».


Процедура ввода библиографических описаний

Для добавления нового описания нажмите кнопку «+» и

1. выберите тип публикации

  • статья в журнале
  • статья в сборнике
  • статья в мат. конференции
  • глава в книге
  • книга (монография)
  • доклад
  • патент

    сборники и материалы конференций с точки зрения подсчета баллов эквивалентны (сборники - это тематические сборники, не связанные с какой-либо конференцией)

    Для упрощения и ускорения ввода библиографических описаний на этом этапе можно указать DOI публикации. В этом случае произойдет запрос в базу doi.org и при наличии такого описания откроется полностью или частично заполненная форма описания. Если запрос по сети оказался неудачным (таймаут) , можно  попытаться повторить его - нажать кнопку Выбрать 1-3 раза после чего перейти к ручному вводу данных.

    Необходимо учитывать, что даже в случае успешного запроса в doi.org форма опоисания может оказаться не полностью заполненной, это зависит от наличия полного описания в самой базе doi.org.  В этом случае нужно вручную проверить и дополнить описание публикациию.

    Если DOI неизвестен необходимо сразу перейти к ручному вводу, оставив это поле пустым

2. Заполните поля. Обязательные для заполнения поля помечены красной звездочкой, значки «i» у полей — подсказки.

*Authors: Авторы - необходимо ввести полный список авторов (сокращением списка управляет стиль) в формате : Фамилия1 И.О., Фамилия2 И.О., ...

*Title: Название статьи (без кавычек)

* Journal: Название журнала в стандартном сокращенном виде (Phys. Rev. Lett., Phys. Lett. A, Astrophys. J. Suppl.)

* Year, Vol, Num, *Pages :  Год, том, номер и страницы. Год и страницы обязательно.  Вместо страниц (при их отсутствии) можно указать ID статьи.

DOI  - номер или полный URL (будет усечен)

Note - дополнительная информация, можно указать URL по которому расположена электронная версия публикации или  URL где можно прочитать про индексацию данонй публикации.

Содержащиеся в полях DOI и Note адреса (URL) оформляются в списке публикаций как гиперссылки, позволяющие быстро перейти к месту расположения соотвествующей публикации в Интернет.

Этим завершается библиографическое описание публикации, ниже расположены параметры, определяющие подсчет баллов ПРНД.

Можно указать пармаетры, влияющие на подсчет баллов ПРНД -  Квартиль, Импакт фактор, Аффилиацию, Объем монографии (число соавторов устанавливается атоматически, но его тоже необходимо проконтролировать), впрочем, эти парметры в любом случе будут перепроверяться и фиксироваться учеными секретарями секций.


Пояснения

Язык описания  определяется по названию публикации, он должен быть едиными (Authors, Title, Journal, ...)

Authors: разделенные запятыми последовательности: Фамилия, инициалы с точками - запятые вместо точек после инициалов приведут к ошибкам в автоматическом определении числа авторов.

Title: Различные стили BibTeX по-разному отображают название публикации. Стиль ГОСТ 2008 (ugost2008) сохраняет заданный вид, другие могут сделать первую букву заглавной, все остальное строчными или все буквы названия заглавными или первые буквы каждого слова заглавными.  Если в названии присутствуют акронимы (например МГД, NASA) которые необходимо сохранить в исходном виде, необходимо ВЕСЬ заголовок заключить в фигурные скобки:

{Нелинейные МГД волны}

Если в названии присутствуют математические символы, греческие буквы, необходимо воспользоваться обозначениями LaTeX:

$\alpha$-эффект
T=$40^\circ$C 


Названия журналов лучше сразу вводить в виде общепринятых сокращений:

Astrophys. J.
J. Comp. Phys.
J. Fluid Mech.
J. Plasma Phys.
Phys. Fluids
Phys. Lett. B
Phys. Plasmas
Phys. Rev. B
Phys.--Uspekhi


Поле booktitle — это (в отличие от title - названия статьи) название сборника, книги, конференции, например

XXIII Всероссийская ежегодная конференция по физике Солнца "Солнечная и солнечно-земная физика - 2019", Санкт-Петербург,  Пулково, 7-11 октября  2019 г.

В описании докладов год и дни проведения мероприятия указываются отдельно в полях Year, Days

Year: 2020
Days:  10-14 февраля

Editor — редакторы издания, следует указывать в родительном падеже без «под. ред» (будет подставлено автоматически):

Иванова А.И. , Петрова В.И.

Address:  город издания, Москва обычно указывается сокращенно: М.

Edition: порядковый номер издания, например:  3

Organization: Организация, проводящая конференцию (ИЗМИРАН, ИКИ, ГАО)


--------------------

Дополнительные параметры, используемые для подсчета баллов ПРНД

Категория:  Q1-Q4 - квартили WoS Core Collection, Q - WoS Core Collection без квартиля, S - Scopus, R - WoS RSCI,  V - журналы из списка ВАК, RI - издания, индексируемые РИНЦ (по данным elibrary.ru). 
Точнее, S - публикации Scopus, не вошедшие в WoS CC, R - публикации RSCI, не вошедшие в WoS, Scopus. Соотвественно, 'RI' - публикации РИНЦ, не вошедшие в WoS, Scopus, RSCI, ВАК.

В будущем возможен переход на систему ПРНД, основанный не на импакт-факторах, а на таблице КБПР.  Для переключения расчета на эту систему необходимо активировать кнопку "Выбора системы подсчета баллов ПРНД", однако эта система пока не утверждена.

I — Импакт фактор журнала, соответствующий году, предшествующему году выхода публикации (за 2019 для публикаций вышедших в 2020, за 2018 для публикаций 2019).

Прочерк в этом поле - для сборников и неиндексируемых материалов конференций, не имеющих импакт фактора, которые не должны учитываться при подсчете баллов.

Для индексируемых журналов следует указывать соотвествующую категорию. Для категорий Q1-Q4  необходимо указать импакт-фактор WoS (I), который должен иметь ненулевое значение. Напротив, все остальные категории не могут иметь отличный от нуля импакт-фактор.

При наличие индексации сборников в WoS,Scopus или РИНЦ следует явно указывать соотвествующую категорию: Q,S,RI.

Количество авторов определяется автоматически. Если оно неверно, следует проверить правильность заполнения перечня авторов в поле Authors.

Количество Аффилиаций соотвествует количеству аффилиаций указанных для данного сотрудника в рассматриваемой публикации.

Отечественные журналы по существующией схеме ПРНД получают повышенные баллы. Журнал считается "отечественным", если его название приведено на русском языке, либо он отмечен как "отеч. журнал" (галочкой, после аффилиации). В общем списке публикаций отечественные журналы отмечаются флажком. 


Действия с библиографическими описаниями

Для удаления описания необходимо его выбрать (кликнуть мышкой в поле описания) и нажать кнопку удаления («корзина»)

Для редактирования — выбрать и нажать кнопку редактирования ("карандаш")

Кнопка BibTeX - вывод в формат BibTeX, можно сохранить и использовать части этого списка в готовящейся статье в LaTeХ/BibTeX

Кнопка "PDF":  выбрать стиль, нажать кнопку PDF - позволяет используя LaTeX/BibTeX вывести список публикаций в одном из выбранных стилей (вообще стилей существует более 200).

Кнопка "Анкета" предеазначена для печати краткой анкеты (основные суммы баллов ПРНД) сотрудника.

Кнопка "ПРНД (...)":  таблица значений начисленных баллов ПРНД для ВСЕХ сотрдуников данного филиала, для выбранного временного интервала.


Ученые секретари проверяют введенные данные и после проверки имеют возможность заблокировать их дальнейшее изменение - эти параметры отображаются на зеленом фоне.


После того, как все публткации окрасятся в зеленый цвет, если нет возражений по суммам баллов, можно нажать на кнопку "Анкета", распечатаь ее, подписать и отнести ученому секретарю секции.